Przedsiębiorca oddaje księgowość do biura rachunkowego po to, żeby nie martwić się terminami i przepisami. Kiedy biuro się pomyli, list z urzędu skarbowego i tak przychodzi do firmy, razem z odsetkami, a czasem z sankcją. Wtedy pojawiają się dwa pytania: kto za to zapłaci i czy da się odzyskać pieniądze od księgowego. Odpowiedź zależy od trzech rzeczy: co dokładnie zawiodło, jaką umowę podpisano z biurem i ile czasu minęło.
Kto odpowiada przed urzędem, a kto przed firmą
To dwie osobne relacje i warto je rozdzielić od początku.
Wobec urzędu skarbowego i ZUS odpowiada podatnik, czyli firma. Powierzenie księgowości biuru nie przenosi na nie obowiązków podatkowych. Ustawa o rachunkowości mówi to wprost: kierownik jednostki odpowiada za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości także wtedy, gdy powierzył prowadzenie ksiąg innej osobie lub firmie (art. 4 ust. 5). Urząd nie będzie więc ustalał, czy błąd popełnił księgowy. Zaległość, odsetki i ewentualne kary wymierzy firmie.
Wobec firmy odpowiada biuro rachunkowe, na podstawie umowy. Umowa o prowadzenie księgowości to umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu (art. 750 k.c.). Jeżeli biuro wykonało ją nienależycie i firma poniosła przez to szkodę, biuro musi tę szkodę naprawić (art. 471 k.c.). Uwolni się od odpowiedzialności tylko wtedy, gdy wykaże, że błąd wynikał z okoliczności, za które nie odpowiada.
W praktyce kolejność jest więc zawsze taka sama: najpierw firma rozlicza się z urzędem, potem dochodzi zwrotu od biura.
Jakie błędy księgowego rodzą odpowiedzialność
Najczęściej spotykamy sprawy, w których biuro:
- złożyło deklarację lub plik JPK po terminie albo nie złożyło go wcale,
- źle wyliczyło podatek, na przykład przez błędną stawkę VAT albo pominięcie przychodu,
- zaliczyło do kosztów wydatek, którego zaliczyć nie wolno, albo odliczyło VAT z faktury, która do tego nie uprawnia,
- nie zareagowało na zmianę przepisów, która dotyczyła firmy klienta,
- zgubiło dokumenty albo prowadziło ewidencję tak, że przy kontroli nie da się jej obronić,
- źle naliczyło składki ZUS lub wynagrodzenia, jeśli w umowie przejęło też kadry i płace.
Sam błąd nie wystarcza. Odpowiedzialność biura istnieje dopiero wtedy, gdy spełnione są łącznie trzy warunki.
Trzy warunki, które trzeba wykazać
| Warunek | Co to znaczy w praktyce | Czym się to wykazuje |
|---|---|---|
| Nienależyte wykonanie umowy | Biuro zrobiło coś, co należało do jego obowiązków, źle albo po terminie | Umowa z biurem, zakres usług, korespondencja, daty przekazania dokumentów |
| Szkoda | Firma realnie straciła pieniądze | Decyzja lub protokół z kontroli, dowody zapłaty odsetek, kar, kosztów korekty |
| Związek przyczynowy | Strata jest normalnym następstwem tego konkretnego błędu (art. 361 k.c.) | Zestawienie: jaki błąd, jaka pozycja w decyzji, jaka kwota |
Najwięcej sporów dotyczy trzeciego warunku. Biuro zwykle broni się tym, że klient dostarczył dokumenty za późno, niekompletne albo nie przekazał informacji, o której tylko on wiedział. Jeżeli firma rzeczywiście się do błędu przyczyniła, odszkodowanie zmniejsza się odpowiednio do stopnia tego przyczynienia (art. 362 k.c.). Dlatego tak ważne są daty: kiedy dokumenty trafiły do biura i kiedy biuro miało na nie zareagować.
Czego można żądać od biura rachunkowego
Tu kryje się najczęstsze nieporozumienie. Co do zasady szkodą nie jest sam podatek, który firma i tak była winna zapłacić. Jeżeli biuro zaniżyło VAT, a urząd go dopłaty zażądał, firma płaci kwotę, którą i tak powinna była zapłacić wcześniej.
Szkodą są natomiast koszty, których przy prawidłowym rozliczeniu by nie było:
- odsetki za zwłokę od zaległości podatkowej lub składkowej,
- dodatkowe zobowiązanie w VAT, czyli sankcja nakładana przy zaniżeniu podatku,
- grzywna w sprawie karnej skarbowej, jeśli do niej doszło,
- utracone prawo do ulgi, zwolnienia lub zwrotu, jeśli przepadło przez uchybienie terminu,
- koszty naprawy: przygotowania korekt, odtworzenia ewidencji, pomocy doradcy podatkowego w postępowaniu.
Przed wystąpieniem do biura warto więc policzyć roszczenie pozycja po pozycji, zamiast żądać „zwrotu podatku”. Wezwanie z konkretną kwotą i podstawą dla każdej pozycji łatwiej wyegzekwować, także od ubezpieczyciela.
OC biura rachunkowego: kiedy płaci ubezpieczyciel
Firma, która usługowo prowadzi księgi rachunkowe, musi mieć obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (art. 76h ustawy o rachunkowości). Minimalna suma gwarancyjna to równowartość 10 000 euro na jedno zdarzenie. W 2025 roku było to 42 668 zł.
Z tego wynikają dwie praktyczne wskazówki:
- Roszczenie można skierować bezpośrednio do ubezpieczyciela biura. Warto poprosić biuro o dane polisy już w pierwszym piśmie.
- Suma minimalna bywa niska w stosunku do szkody. Jeżeli strata przekracza sumę z polisy, nadwyżki dochodzi się od samego biura.
Zakres obowiązkowego OC dotyczy prowadzenia ksiąg rachunkowych. Przy usługach takich jak podatkowa księga przychodów i rozchodów, kadry i płace czy samo sporządzanie deklaracji warto zweryfikować, czy biuro ma rozszerzenie OC (klauzule dodatkowe) chroniące przed błędami w uproszczonej księgowości, rozliczeniach ZUS i obsłudze kadrowej.
Co w umowie z biurem ogranicza odpowiedzialność
Wiele umów z biurami rachunkowymi ogranicza odpowiedzialność biura, na przykład do wysokości rocznego wynagrodzenia albo do sumy z polisy. Między przedsiębiorcami takie ograniczenie jest co do zasady dopuszczalne. Nie działa jednak przy szkodzie wyrządzonej umyślnie: takiego wyłączenia nie można skutecznie zastrzec (art. 473 § 2 k.c.).
Przy każdej sprawie czytamy więc umowę pod kątem czterech zapisów: zakresu usług (czy dana czynność w ogóle należała do biura), terminów przekazywania dokumentów przez klienta, limitu odpowiedzialności i obowiązku posiadania ubezpieczenia. Jeżeli umowy na piśmie nie ma, zakres ustala się z faktur, korespondencji i tego, co biuro faktycznie robiło.
Terminy: przedawnienie i odpowiedzialność karna skarbowa
Roszczenie o odszkodowanie wobec biura przedawnia się co do zasady po trzech latach, bo jest związane z prowadzeniem działalności gospodarczej (art. 118 k.c.). Termin biegnie zasadniczo od dnia wyrządzenia szkody, a jego koniec przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Szczegóły liczenia terminów w sporach między firmami opisujemy na stronie o sporach gospodarczych.
Drugi termin jest ważniejszy i krótszy w praktyce: czas na korektę deklaracji, zanim urząd wszcznie kontrolę. Korekta złożona wcześniej zwykle ogranicza odsetki i pozwala uniknąć sankcji. Jeżeli nieprawidłowość może być wykroczeniem lub przestępstwem skarbowym, wraz z korektą rozważa się czynny żal. Za przestępstwo skarbowe może zresztą odpowiadać także sam księgowy, jako osoba, która na podstawie umowy zajmuje się sprawami gospodarczymi firmy (art. 9 § 3 kodeksu karnego skarbowego). Więcej o tym piszemy na stronie prawo karne skarbowe.
Co zrobić po wykryciu błędu księgowego
- Zabezpieczyć dokumenty. Umowę z biurem, korespondencję, potwierdzenia przekazania dokumentów, dostęp do systemu księgowego. Po wypowiedzeniu umowy bywa to trudniejsze.
- Naprawić rozliczenie z urzędem. Korekta, zapłata zaległości z odsetkami, w razie potrzeby czynny żal. Szkoda, której nie ograniczono, choć było to możliwe, może obniżyć odszkodowanie.
- Policzyć szkodę. Osobno odsetki, sankcje, koszty naprawy.
- Wezwać biuro do zapłaty i zapytać o polisę OC. Z terminem i wyliczeniem.
- Zgłosić szkodę ubezpieczycielowi, a jeśli biuro i ubezpieczyciel odmówią, skierować sprawę do sądu.
Rozliczenie z urzędem i spór z biurem prowadzimy równolegle, bo to, co firma zrobi w pierwszym, wpływa na wysokość roszczenia w drugim. Przy korektach i postępowaniu podatkowym łączymy to z doradztwem podatkowym, a firmom, które chcą takich sytuacji uniknąć, proponujemy stałą obsługę prawną.
Najczęstsze pytania
Czy za błąd księgowej płaci firma czy biuro rachunkowe?
Wobec urzędu skarbowego płaci firma, bo to ona jest podatnikiem. Następnie może żądać od biura zwrotu tego, co straciła przez błąd: odsetek, sankcji i kosztów naprawy, zwykle bez samego podatku należnego.
Czy można dochodzić odszkodowania od biura rachunkowego bez umowy na piśmie?
Tak. Umowa o prowadzenie księgowości nie wymaga formy pisemnej. Zakres obowiązków biura ustala się wtedy z faktur, korespondencji i tego, co biuro faktycznie wykonywało, choć dowodzenie jest trudniejsze.
Jak wysokie jest obowiązkowe OC biura rachunkowego?
Minimalna suma gwarancyjna to równowartość 10 000 euro na jedno zdarzenie, w 2025 roku 42 668 zł. Biuro może mieć polisę na wyższą sumę. Przy większej szkodzie nadwyżki dochodzi się od biura.
Ile jest czasu na roszczenie wobec księgowego?
Co do zasady trzy lata, liczone zasadniczo od dnia wyrządzenia szkody, bo roszczenie jest związane z działalnością gospodarczą. Koniec terminu przypada na koniec roku kalendarzowego. Nie warto jednak czekać: szybka korekta deklaracji ogranicza odsetki i samą szkodę.
Czy księgowy może odpowiadać karnie za błąd w rozliczeniu?
Może, jeżeli błąd wyczerpuje znamiona przestępstwa lub wykroczenia skarbowego. Kodeks karny skarbowy obejmuje odpowiedzialnością także osobę, która na podstawie umowy zajmuje się sprawami gospodarczymi podatnika.
Błąd biura rachunkowego naraził Państwa firmę na odsetki lub sankcję? Wystarczy umowa z biurem i decyzja lub pismo z urzędu. Ocenimy, czego i od kogo można żądać, zanim miną terminy. Umów bezpłatną konsultację.